اتوماسيون اداري و دبيرخانه

 

اين سيستم که از زير سيستمهاي مجموعه برنامه ريزي منابع سازماني دوران است ، کار مديريت و گردش اسناد , ارتباط با ساير سيستمهاي اداري و مالي و پشتيباني و توليد , ارجاع کارها , ثبت تمامي مكاتبات سازمان و اطلاعات مرتبط با آنها و ارائه اين اطلاعات به افراد ذينفع (و ذيصلاح) در موقع لزوم , با دسته بندي مناسب و طبقه بندي صحيح و ديگر قابليتهاي زير را بر عهده دارد..

 

قابليت ها

·    انواع مكاتبات، مديريت آنها و مديريت پرونده‌ها و پيوست هاي فيزيكي

·    مديريت مراجعين، كاربران، شركاي تجاري و سطح دسترسي و ارتباط آنها با مكاتبات

 

·    مديريت ارجاعات و هامش هاي مكاتبات و سوابق آنها

 

·    پاسخگويي به نياز زير سيستمهاي موجود درباره مكاتبات

 

·    رفع كليه نيازهاي مكاتباتي درون و برون سازماني

 

·    كنترل و پشتيباني كليه مراحل توليد، گردش و بايگاني مكاتبات

 

·    پشتيباني از مكاتبات و تعاملات غير رسمي درون سازماني

 

·    انجام امور عادي دبيرخانه

 

·    امكان تعريف ساختار جديد

 

·    امكان تعريف انواع مكاتبات

 

·    امكان تعريف انواع طبقه بندي مكاتبات

 

·    امكان تعريف انواع اولويت مكاتبات

 

·    امكان تعريف موضوعات كلاسيك مكاتبه نظير

 

·    امكان تعريف رسانه هاي ارسال/ دريافت مكاتبات

 

·    امكان تعريف انواع دبيرخانه هاي محلي

 

·    امكان تعريف انواع بايگاني هاي محلي

 

·    امكان تعريف انواع وضعيت كنوني مكاتبات

 

·    امكان تعريف انواع شرح رونوشت مكاتبات

 

·    امكان تعريف سازمانها و اشخاص طرف مكاتبه

 

·    امكان تعريف مسئولان سازمانها به همراه مشخصات فردي و سمت هريك

 

·    امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاهها و اشخاص طرف مكاتبه در خارج از سازمان

 

·    امكان تعريف گروههاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروهها

 

·    امكان تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران

 

·    امكان تعيين دليل شرح ارجاع نامه

 

·    امكان تعيين پايه شاخص سال

 

·    امكان تعريف قالب شماره مكاتبات در هر دبيرخانه

 

·    امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني

 

·    ايجاد كارتابل براي تمام رده هاي سازماني

 

·    پشتيباني از محيط هاي ويرايش رايج

 

·    برقراري ارتباط داخلي بين اسناد

 

·    تعريف گردشكار و مديريت آن

 

·    ثبت مشخصات اشخاص حقيقي و حقوقي

 

·    تعريف نمودار سازماني بصورت درختي با اشراف سطوح بالا به پايين و تعريف سازمانهاي خارجي در ساختار درختي

 

·    ثبت مسير عبور نامه

 

·    ثبت و نمايش ارجاعات و سوابق مكاتبه

 

·    دريافت و ارسال فكس

 

·    امكان استفاده از قالبها و الگوها

 

·    ثبت تصوير مكاتبه

 

·    بكارگيري امضاي الكترونيك

 

·    امكان درج پيوست براي نامه

 

·    امكان ايجاد فرمت دلخواه براي شماره بندي مكاتبات

 

·    رديابي (يا پيگيري ) مكاتبه

 

·    جستجو روي قسمتهاي مختلف مكاتبات

 

·    انجام اقدامات لازم برروي يك دسته از مكاتبات

 

·    امكان دسترسي به كارتابلها از طريقWeb

 

·    تعيين مهلت انجام هر مرحله از كار

 

·    ارجاع پيامها و دستورات صوتي

 

·    امكان ارسال پيام هاي متني صوتي يا تصويري براي همكار يا گروهي از همكاران هنگام نياز

 

 

·    امكان گزارشگيري با محتوي و شروط اختياري

 

·    نمايش نمودار گزارشهاي آماري

 

·    گزارشگيري پويا و توليد گزارشهاي متنوع

 

·    امكان تهيه گزارش دربارة ميزان كاركرد افراد با سيستم و حجم مكاتبات وارده/صادره در محدوده زماني معين

 

·    امكان ارسال گزارش به صفحه گسترده (Excel)

 

·    استفاده از Crystal Report براي توليد گزارشها

 

·    معرفي كاربران سيستم و تعيين سطح دسترسي با توجه به رده مسئوليتي هر يك به صورت ساختار درختي

 

·    تعيين سطوع امنيتي براي كاربران

 

·    نمايش كاربران هر قسمت در همان فرم ساختار سازماني

 

·    Drag & Drop روي اجزاي درخت نمايش

 

·    جلوگيري از روشهاي كشف رمز كاربران

 

·    ثبت پاسخ كاربران به هشدارها و پاسخهاي سيستم به منظور كنترل عملكرد كاربران

 

·    جلوگيري از ورود كاربران به سيستم در مواقعي كه لازم است اصلاحاتي انجام شود

 

·    امكان نصب سيستم روي گونه هاي مختلف ويندوز

 

·    قابليت كار در محيط شبكه

 

·    فشرده سازي مكاتبات حجيم هنگام ذخيره در بانك اطلاعات

 

·    امكان گرفتن نسخ پشتيبان از اطلاعات به صورت روزانه، هفتگي و ماهيانه

 

·    امكان زمانبندي سيستم براي گرفتن نسخه پشتيبان بطور خودكار

 

·    قابليت اتصال به انواع چاپگر، اسكنر و ساير دستگاه هاي جانبي

 

·    تعريف نامحدود از دبيرخانه هاي مختلف در سيستم و كنترل دبيرخانه ها تحت يك دبيرخانه مركزي

 

·    انتخاب چند امضاء كننده براي يك نامه بدون محدوديت

 

·    تعريف اشخاص حقيقي و حقوقي خارج از سازمان و نقش آنها در چارت سازماني

 

·    تعريف كاربر، گروه و نقشهاي مختلف در سيستم و انتساب نقشها، گروهها و كاربران به يكديگر

 

·    امكان برقراري كنفرانس بين چند كاربر(متن، صدا، تصوير)

 

·    پيگيري سوابق مكاتبات با استفاده از اعمال فيلترهاي مورد نظر كاربر

 

·    پيگيري اتوماتيك مكاتبات توسط سيستم با توجه به زمان تعيين شده توسط كاربر

 

·    تعريف ميزكار توسط كاربر به شكل دلخواه

 

·    تعريف كليد واژه در نامه ها جهت جستجوي سريعتر

 

·    ايجاد فاصله در شماره انديكاتور به دلايل خاص مورد نياز كاربر

 

·    امكان ارتباط با ساير سيستم هاي يكپارچه

 

·    استفاده از تكنيكهاي فشرده سازي براي كاهش حجم نسخه هاي پشتيبان

 

·    تقويم شخصي و تقويم سازماني: در تقويم شخصي مواردي كه شخص نياز به يادآوري دارد ذكر مي گردند و در تقويم سازماني مواردي كه كل سازمان به يادآوري آن نياز دارند ثبت مي گردند

 

·    امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان بعلاوه فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد دعوت شده در جلسه

 

·    يادآوري موارد ثبت شده در تقويم شخصي و سازماني

 

·    امكان تنظيم ملاقات هاي خارج از سازمان بعلاوه هشدار درمورد سررسيد زمان ملاقات

 

·    امكان تعيين سطح دسترسي براي هامش‌ها

 

·    امكان تهيه و چاپ رسيد براي تحويل دهندة مكاتبات

 

·    امكان مشاهده تعداد و انواع پيوست هاي مكاتبات

 

·    امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده مكاتبات

 

·    امكان ثبت مكاتبات بدون شماره نظير درخواست هاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع و دسترسي سريع به اين نامه ها در آينده

 

·    بزرگ و كوچك كردن متن مكاتبات (Zoom-in, Zoom-out)

 

·    قابليت اتصال به Mail Server  و دريافت و ارسال Email

 

·    ارسال و دريافت مكاتبات از طريق Secure Socket Layer

 

·    امكان اتصال به سرورهاي ديگر از طريق Modem و ارسال و دريافت مكاتبات

 

·    ارسال تصوير نامه در Email

 

·    اعلام مكاتبات تأخيري به صادر كنندگان و اقدام كنندگان

 

·    اعلان نامه‌هايي كه مهلت پاسخ گويي آنها فرارسيده است

 

·    كنترل سطوح دسترسي كاربران

 

·    راهنماي قابل جستجو (Searchable Help)