مجموعه اداري و منابع انساني
اين مجموعه نيز از ديگر بخشهاي محصول ERP دوران مي باشد که با مجموعه هاي ديگر اين محصول تعامل داشته و بر مبناي قوانين موجود در کشور از قبيل قوانين وزارت کار, قوانين استخدام کشوري, قوانين وزارت نيرو, قوانين سازمان مديريت و ... طراحي شده و شامل زير سيستمهاي زير است :
زيرسيستم جذب و استخدام
زير سيستم اطلاعات پرسنلي
زير سيستم تشکيلات
زير سيستم حضور و غياب
زير سيستم گروه هاي کاري
زير سيستم ماموريت
زير سيستم مرخصي
زير سيستم احکام کارگزيني
زير سيستم ارزشيابي کارکنان
زير سيستم آموزش و بهسازي
زير سيستم رفاه
زير سيستم بازنشستگي
زير سيستم جذب و استخدام
اين زير سيستم مراحل استخدام و جذب نيرو را انجام مي دهد. نيازمنديهاي نيروي انساني از واحدهاي مختلف سازماني جمع آوري و ثبت مي شود. سپس به مراجع بالاتر جهت تأييد ارجاع داده مي شود. پس از تأييد و دريافت مجوز چاپ آگهي، مراحل تهيه آگهي گذرانده مي شود و بعداز دريافت مدارک متقاضيان با توجه به مشاغل و نظر سازمان درخواست دهنده در صورت وجود هر آزمون و مصاحبه اي، موارد مذکور نيز برگزار مي شود و براي متقاضيان نتايج ثبت مي شود. درنهايت با در نظر گرفتن نتيجه گزينش، انتخاب نهايي صورت مي گيرد و نتيجه کلي اعلام مي گردد.
قابليت ها
· تعريف انواع استخدام ها
· ثبت اطلاعات جرايدي که مي توان آگهي در آنها چاپ نمود
· تعريف انواع ارزيابي هر شغل و عوامل ارزيابي به ازائ هر نوع ارزيابي و انتساب ضريب براي هر کدام از اين عوامل
· تهيه فرم هاي مصاحبه
· ثبت نيازمنديهاي نيروي انساني هر واحد سازماني
· امکان تهيه آگهي استخدام و بيان اطلاعات کامل در مورد مشاغل و نحوه پذيرش آنها براي چاپ در جرايد مورد نظر
· ثبت اطلاعات متقاضي همراه با شغل درخواستي و انتساب شماره پرونده يکتا به آنها
· مشخص شدن انواع ارزيابي متقاضيان با توجه به شغل انتخابي آنها
· ثبت نتايج عوامل ارزيابي هر متقاضي
· تهيه اطلاعات لازم در مورد متقاضي جهت ارجاع به اداره گزينش
· محاسبه نتيجه کلي عوامل هر نوع ارزيابي
· تهيه گزارش نهايي نتايج آزمونها و مصاحبه ها براي متقاضيان
· ثبت نتايج دريافتي در مورد متقاضي از اداره گزينش
· گزارش چاپ آگهي در کدام جرايد
· گزارش گيري از متقاضياني که از سهميه استفاده کرده اند
· تهيه گزارش از متقاضيان طبق شماره پرونده يا نام خانوادگي متقاضيان يا هردو
· تهيه گزارش از مقاطع تحصيلي متقاضيان شرکت در اين آگهي استخدام
· تهيه گزارش از رشته هاي تحصيلي متقاضيان شرکت در اين آگهي استخدام
· تهيه گزارش از متقاضيان يک شغل خاص
· تهيه کارنامه فردي به ازائ هر متقاضي
· تهيه گزارش از نتايج ارزيابي انجام شده يک شغل خاص
· گزارش آمار گيري از تعداد متقاضيان شرکت کرده در ارزيابي ها
· تهيه نتيجه گزينش متقاضيان يک آگهي استخدام مخصوص
زير سيستم اطلاعات پرسنلي
اين زير سيستم وظيفه ثبت و نگهداري اطلاعات مربوط به پرسنل سازمان را به عهده دارد. اين اطلاعات شامل اطلاعات شناسنامه اي ، تحصيلي ، سوابق کاري ، مهارت ها ، سوابق ايثارگري و ... مي باشد. اين زير سيستم بصورت يکپارچه با ساير زير سيستم ها از جمله تشکيلات ، کارگزيني ، ارزشيابي ، ماموريت ، مرخصي ، حضور و غياب و ... مي باشد. از ديگر وظايف اين زير سيستم محاسبه امتياز پرسنل بر اساس اطلاعات مربوطه مانند وضعيت تحصيلي ، وضعيت تاهل ، مسکن و ... مي باشد.
قابليت ها
· امکان ثبت اطلاعات شناسنامه اي ، وضعيت تاهل ، وضعيت نظام وظيفه و افراد تحت تکفل کارمند
· امکان تعريف انواع رشته هاي تحصيلي، دوره هاي آموزشي ، موسسات آموزشي و دانشگاه ها ، انواع وضعيت نظام وظيفه ، تاهل و ...
· امکان ثبت انواع آدرس هاي تماس کارمند
· امکان ثبت سوابق تحصيلي ، مهارت ها ، تخصص ها و دوره هاي آموزشي گذرانده
· امکان ثبت سوابق پزشکي مورد نياز و گواهي عدم سوء پيشينه
· امکان ثبت وضعيت مسکن کارمند
· امکان ثبت تشويقات و تنبيهات پرسنل
· امکان ثبت اطلاعات مربوط به حساب بانکي کارمند
· امکان ثبت سوابق ايثارگري اعم جانباز ، رزمنده ، آزاده و يا سوابق بسيج
· امکان ثبت سوابق تحقيقاتي ، تاليف و تدريس
· امکان امتيازبندي و محاسبه خودکار امتياز کارمندان بر اساس اطلاعات ثبت شده

زير سيستم تشکيلات
زير سيستم تشکيلات وظيفه ثبت، تغيير و نگهداري اطلاعات ساختار سازماني را بر عهده دارد. تمامي ساختار سازماني قسمتهاي مختلف سازمان و پستهاي موجود در سازمان در اين سيستم تعريف شده و قابل مشاهده است که توسط سيستمهاي ديگر مانند حقوق و دستمزد، اموال و پرسنلي مورد استفاده قرار مي گيرد. سلسله مراتب واحدها و پستهاي سازمان مهمترين کارآيي اين زيرسيستم مي باشد. همچنين اطلاعات واحدها، پستها و طبقه بندي مشاغل سازمان در اين سيستم ثبت مي گردد.
قابليت ها
· ارائه نمودار سازماني دستگاه
· تعريف قانون و اساسنامه تاسيس و تشکيل دستگاه، اهداف و وظايف اساسي دستگاه
· تعريف سطوح مختلف تشکيلات و ترتيب قرار گرفتن آنها تا سطح پست هاي قابل تصدي
· تعريف مشخصات عمومي دستگاه و سازمان هاي وابسته به آن شامل تعداد و عنوان سازمانهاي وابسته- نشاني کامل – تلفن- نمابر- کدپستي- نشاني جايگاه اينترنتي – نشاني پست الکترونيک
· تعريف و اصلاح برنامه هاي آتي دستگاه با توجه به تاريخ مربوط
· تعريف عملکرد و اهم فعاليتهاي دستگاه از ابتداي تاسيس تاکنون
· ارائه نمودار سازماني دستگاه، نگهداري و مشاهده نمودارهاي سازماني قبلي
· امکان اضافه- اصلاح- حذف – جابجايي و تغيير عناوين پست هاي سازماني
· تعريف و اصلاح شرح وظايف واحدهاي سازماني و ثبت تاريخ اصلاح
· امکان ثبت و اصلاح شرايط احراز پست هاي سازماني

زير سيستم حضور و غياب
تعريف شيفت هاي كاري ، عوامل محاسباتي , مرخصي ها و ماموريت ها از طريق برنامه و اخذ گزارشاتي نظير ساعات ورود و خروج ، كاركرد ها ، اضافه كاريها و .... از طريق اين زيرسيستم صورت مي پذيرد . و نيز ميتوان آمارهايي را در صورت نياز استخراج كرد . در اين بخش نيز ميتوان سطح دسترسي براي كاربران تعيين كرد .
قابليت ها
· امكان ثبت زمان ورود و خروج كاركنان
· امكان دريافت مشخصات پرسنلي از سيستمهاي مرتبط
· تعيين زمان فعال براي دستگاه كارت خوان
· تقسيم كار بين دستگاههاي كارت خوان (در صورت وجود چند دستگاه)
· ثبت خودكار حضور و غياب
· وارد كردن ساعات كاري پرسنل به صورت دستي
· امكانات حضور و غياب از راه دور
· محاسبه كاركرد افراد به صورت دوره اي
· اصلاح تاخير و تعجيل به صورت گروهي و يا فردي
· امكان كنترل ورود و خروج براي مديران
· نمايش وضعيت حضور و يا عدم حضور پرسنل به تفكيك واحدهاي سازماني (ماموريت، غيبت، مرخصي، اضافهكار، تعجيل، تاخير، تعليق)

زير سيستم گروه کاري
گروه كاري در حقيقت سيستم مستقلي به حساب نميآيد. اين سيستم بيشتر دادههايي را براي ديگر سيستمها مهيا ميكند. كارمندان در يك سازمان بر اساس پارامترهاي مختلفي قابل گروهبندي ميباشند كه اين گروهبندي از وظايف سيستم گروه كاري است. به زبان ديگر هر كارمند در يك بازه زماني مشخص، تنها عضو يك گروه كاري ميباشد كه كليه تنظيمات كاركردي وي در آن گروه كاري تعريف شدهاند. براي روشن شدن مطلب و نحوه تعريف و تخصيص گروه كاري و ديگر فرايندهاي مرتبط، موضوعات زير قابل طرح مي باشند :
· تعريف و ويرايش گروه كاري و عوامل آن
· تخصيص كارمندان به گروه كاري
· كپي كردن يك گروه كاري و عوامل آن
نكته اينكه قبل از ساختن و تعريف عوامل گروه كاري، لازم است موارد زير تعريف شوند :
· تقويم كاري
· آييننامه هاي مرخصي
· آييننامه هاي ماموريت
· اطلاعات كارمندان

زير سيستم ماموريت
اين زير سيستم وظيفه ثبت و صدور اطلاعات مربوط به ماموريت پرسنل سازمان را به عهده دارد. اين اطلاعات در قالب برگه هاي ماموريت مي باشد. در اين برگه پرسنل با توجه به نوع ماموريت و آيين نامه ماموريت با استفاده از وسايل نقليه به محل هاي ماموريت اعزام مي گردند. در اين زير سيستم ماموريت هاي مورد نياز واحد ها تعريف مي گردد و پس از تاييد نهايي ماموريت ، افراد مورد نياز به آن تخصيص داده مي شود. پس از صدور برگه (حکم) ماموريت زير سيستم حضور و غياب مطلع مي گردد تا اطلاعات مربوط به ماموريت را در محاسبه کارکرد در نظر بگيرد. همچنين درخواستي براي فراهم کردن وسايل رفت و برگشت و يا تهيه بليط هاي مربوطه , به زير سيستم نقليه ارسال مي گردد.
قابليت ها
· امکان تعريف انواع ماموريت
· امکان تعريف آيين نامه هاي مختلف ماموريت براي هر نوع ماموريت
· در نظر گرفتن تنوع قوانين شرکت هاي مختلف دولتي و خصوصي در آيين نامه ماموريت
· امکان تعريف انواع محل هاي اقامت ، انواع وسايل رفت و برگشت و انواع منبع پرداخت هزينه هاي ماموريت
· امکان صدور برگه هاي ماموريت به دو صورت ماموريت ساعتي و روزانه
· امکان صدور برگه تمديد ماموريت
· امکان لغو ماموريت قبل از خاتمه ماموريت
· امکان صدور برگه ماموريت براي هيات هاي اعزامي در قالب يک برگه ماموريت
· امکان صدور برگه ماموريت براي ماموريت هاي دوره اي ( چندين محل ماموريت )
· يکپارچه بودن سيستم ماموريت با سيستم نقليه جهت ارسال درخواست هاي مربوطه
· يکپارچه بودن سيستم ماموريت با سيستم حضور و غياب و محاسبه اتوماتيک کارکرد
· پشتيباني سيستم ماموريت از گروه هاي کاري
· امکان تعريف گردش کار براي ماموريت ها
· امکان تعريف ماموريت و درخواست مامور
· نگهداري وضعيت ماموريت از زمان تعريف ماموريت تا انتهاي روند تاييد و اعزام مامور

زير سيستم مرخصي
اين زير سيستم وظيفه ثبت و نگهداري اطلاعات مربوط به مرخصي پرسنل سازمان را به عهده دارد. در اين زير سيستم برگه هاي مرخصي پرسنل ثبت مي گردد ، ميزان مرخصي استحقاقي آنها در هر دوره کارکرد محاسبه و به روز مي گردد و مرخصي هاي استفاده شده از اين ميزان کسر مي گردد. اين زير سيستم با سيستم حضور و غياب در ارتباط بوده و زمان هاي مربوط به مرخصي بصورت اتوماتيک در کارکرد لحاظ مي گردد.
قابليت ها
· امکان تعريف انواع مرخصي
· امکان تعريف آيين نامه هاي مختلف مرخصي براي هر نوع مرخصي
· در نظر گرفتن تنوع قوانين شرکت هاي مختلف دولتي و خصوصي در آيين نامه مرخصي
· امکان لغو مرخصي قبل از خاتمه مرخصي
· يکپارچه بودن سيستم مرخصي با سيستم حضور و غياب و محاسبه اتوماتيک کارکرد
· پشتيباني سيستم مرخصي از گروه هاي کاري
· امکان تعريف گردش کار براي مرخصي
· امکان نمايش وضعيت مرخصي مربوط به هر يک انواع مرخصي
· امکان تعريف ميزان استحقاق مرخصي ساليلنه با توجه به گروه کاري
· امکان خريد مرخصي انباشته شده
· امکان انتقال مرخصي از يک نوع به نوع ديگر

زير سيستم احکام کارگزيني
وظيفه عمده اين زير سيستم صدور انواع احکام به صورت مکانيزه مي باشد. سيستم براي صدور يک حکم تمامي اطلاعات پستي، شغلي، تحصيلي و شخصي افراد را از سيستمهاي مربوطه مانند تشکيلات يا پرسنلي استخراج کرده و مورد استفاده قرار ميدهد. از آنجائيکه در بسياري موارد صدور احکام , داراي روالهاي مالي و پرداختي خاص خود مي باشند , سيستم پس از صدور هر حکم تمامي عمليات هاي مربوط به محاسبه مزاياي متاثر از صدور حکم را انجام ميدهد. اين مزايا در هنگام محاسبه حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار ميگيرند. روي تمامي احکام امکان مشاهده و چاپ، همچنين ثبت اصلاحيه وجود دارد. انواع احکام بر اساس مواردي که در هر سازمان وجود دارد در اين سيستم قابل تعريف است و براي هر کدام آز انواع، مزاياي مربوطه مشخص مي گردد.
قابليت ها
· امکان صدور انواع احکام به صورت مکانيزه، فردي يا گروهي
· امکان صدور احکام کارگزيني انتصاب، انتقال، ترفيع، ارتقاي رتبه، افزايش حقوق ساليانه، تشويق، احکام جديد استخدام بصورت آزمايشي و رسمي و قرارداد کارکنان پيماني
· امکان صدور احکام مکانيزه افزايش سنواتي، امور استعفاء، امور بازنشستگي، امور فوت، اخراج، ازکارافتادگي، بازخريدي، آماده به خدمت
· امکان صدور احکام مربوط به امور ماموريت به خارج از سازمان و داخل سازمان
· امکان صدور احکام مربوط به امور انفصال دائم و موقت
· امکان صدور انواع احکام کارگزيني اصلاحي
· امکان صدور انواع ابلاغيه
· امکان صدور احکام مربوط به تغيير محل جغرافيايي خدمت

زير سيستم ارزشيابي کارکنان
هر اداره و يا ارگان اجرايی در دورههای معينی ( مثلاً در پايان هر سال ) اقدام به ارزشيابی کارمندان خود میکند. در اين ارزشيابی معيارهايی در نظر گرفته میشوند که برای کارمندان متفاوت فرق میکنند. در اين سيستم قابليتهايی در نظر گرفته شده است که کاربر بتواند انواع گروههای ارزشيابی را تعريف کند و هر کارمند را در يک گروه ارزشيابی قرار دهد. هر گروه ارزشيابی معيارهای خاصی دارد و در نتيجه کارمندانی که در يک گروه ارزشيابی قرار دارند دارای معيارهای يکسانی برای ارزشيابی خواهند بود. کسی که بيشترين امتياز را در در هر گروه بدست آورد از مزايايی بهرهمند میشود که به عنوان مثال میتواند اضافهحقوق و يا پاداش باشد. درصورتيکه ارزشيابی در هر سازمانی به طور منظم و دقيق انجام شود میتواند باعث تشويق کارمندان به بهتر کار کردن شود و سودآوری آن سازمان را بالا برد.
قابليت ها
· تعريف عوامل ارزشيابی
· تعريف معيارهای ارزشيابی
· تعريف آييننامههای ارزشيابی
· تعريف گروههای ارزشيابی و اختصاص آييننامههای ارزشيابی به آنها
· تعريف دورههای ارزشيابی
· پرکردن فرم ارزشيابی برای يک کارمند و امتيازدهی به آن
· محاسبه امتياز يک فرم ارزشيابی و يا تمام فرمهای يک دوره ارزشيابی
· گزارش گيری از نتايج يک دوره ارزشيابی
· قابليت اتصال به برخی از زيرسيتمهای ديگر از جمله آموزش، رفاه و ...

زيرسيستم آموزش و بهسازي
سيستم آموزش سيستمي است که مسئوليت امور آموزشي پرسنل سازمان را برعهده دارد که مسئوليت اين سيستم موارد زير ميباشد:
قابليت ها
· تعيين نيازهاي آموزشي با كمك كميته پرسنلي
· برنامه ريزي آموزشي
· برگزاري دورههاي آموزشي(دورههاي فنورزي، بدو خدمت، ضمن خدمت)
· تجهيز كلاسهاي آموزشي
· برگزاري سمينارها
· بروزرساني اطلاعات درون سايت
· تأمين اساتيد
· نياز سنجي آموزشي و تعيين نيازهاي آموزشي کارکنان با توجه به پستهاي سازماني
· امکان تعريف دوره هاي آموزشي و کلاسهاي مربوط به آن
· امکان تعريف نياز هاي آموزشي
· تعريف تقويم آموزشي به صورت اتوماتيک بر اساس دوره ها و کلاسهاي آموزشي
· امکان تعريف دوره هاي پيش نياز دوره آموزشي و همچنين دوره هاي معادل آن
· امکان تعريف پرونده آموزشي براي هر پرسنل و ثبت اطلاعات مربوط به ابتکارات، انتشارات ، تحقيقات ، دوره هاي آموزشي گذرانده شده و گذرانده نشده
· امکان دعوت از افراد براي ثبت نام در دوره هاي آموزشي از طريق گردش کار
· امکان ثبت نام از افراد در دوره هاي آموزشي و وارد کردن نام نام آنها در کلاس مربوطه از طريق گردش کار

زيرسيستم رفاه
در هر سازمان تسهيلات و امکانات رفاهی مختلفی برای استفاده کليه کارمندان در نظر گرفته است، که واحد رفاه و مددکاری متصدی امور مربوط به واگذاری اين امکانات به کارمندان می باشد.سيستم رفاه و مددکاری برای انجام وظايف واحد رفاه و مددکاری به بصورت مکانيزه ، طراحی و پياده سازی شده است.
قابليت ها
· درخواست کارمندان مبني بر دريافت وام زيارت، ازدواج، مسکن، ضروري، قرضالحسنه و غيره
· درخواست کارمندان مبني بر استفاده از خدمات درماني اعم از:
§ خدمات درماني مرکز فوريتهاي پزشکي تهران
§ بيمارستانهاي طرف قرارداد تهران
· دندانپزشکي طرف قرارداد شرکت مخابرات
· درخواست کارمندان مبني بر استفاده از طرح کمک هزينههاي درماني
· درخواست کارمندان مبني بر اعزام به اماکن رفاهي مشهد مقدس، شمال و کيش
· درخواست کارمندان مبني بر پذيرش فرزندانشان در مهد کودک
· درخواست يك كارمند يا يك واحد جهت پذيرش ميهمان، مأمور و دانشجو
· درخواست کارمندان مبني بر استفاده از منازل سازماني شرکت
· درخواست واحد روابط عمومي جهت پذيرايي از مدعوين سمينارها و مراسم
· درخواست کارمندان جهت مددکاري
· درخواست کارمندان مبني بر معرفي به مرکز فوريتهاي پزشکي تهران يا ادارة کل رفاه و خدمات اداري تهران

زيرسيستم بازنشستگي
زير سيستم بازنشستگي بخشي از سيستم مديريت منابع انساني مي باشد که وظايف مربوط به بازنشسته کردن کارمندان از قبيل درخواست بازنشستگي و بازخريد بازنشستگي ، بازنشسته کردن کارمندان ، تعيين حقوق بازنشستگي و پاداش پايان خدمت کارمند و نگهداري ليست افراد بازنشسته و بازخريد ها و وراث مربوط به افراد را بر عهده دارد. اين زير سيستم با زير سيستمهاي احکام و کارگزيني و اطلاعات پرسنلي در ارتباط مي باشد . دريافت سريع اطلاعات مربوط به کارمند از قبيل اطلاعات مربوط به سنوات خدمت ، اطلاعات مربوط به حکم حقوق و مزايا و غيره ، محاسبه حقوق بازنشستگي با در نظر گرفتن جزئيات مربوط به فرد بازنشسته، ايجاد گزارشهاي از وضعيت بازنشستگان از مزاياي اين سيستم مي باشند . با وجود اين ويژگي ها ديگر لازم نيست کارشناس بازنشستگي به طور دستي اطلاعات مربوطه را از بخشهاي ديگر دريافت و حقوق و پاداش را محاسبه کند. جزئيات و مزاياي ديگر اين سيستم در بخشهاي ديگر به صورت کاملتر توضيح داده خواهد شد. در اين سيستم براي محاسبه حقوق بازنشستگي، بايد از قبل آيين نامه هايي به منظور تعيين چگونگي محاسبه حقوق و سنوات براي آن نوع بازنشستگي ايجاد کرد . در ضمن اين سيستم براي انجام بعضي از عمليات ، با يک سري از زير سيستم هاي ديگر در ارتباط است که عبارتند از : زير سيستم احکام کارگزيني و زير سيستم اطلاعات پرسنلي .
قابليت ها
· نگهداري ليست افراد بازنشسته و بازخريدها و درخواستهاي بازخريدي و بازنشستگي
· محاسبه حقوق و پاداش بازنشستگي و حقوق بازخريديا محاسبه سنوات خدمت تجربي
· کارمند امكان تعيين زمان بازنشستگي افراد به كاربر به صورت مكانيزه
· امكان ثبت اطلاعات مربوط به ذخيره مرخصي
· امكان ثبت اطلاعات پرسنلي و بازنشستگي تا جزئيترين موارد
· امكان تعيين زمان بازنشستگي افراد به كاربر به صورت مكانيزه
· امكان ثبت قوانين و مقررات مربوط به بازنشستگي و موظفين نظير قوانين موجود براي بازنشستگان
· امكان ثبت اطلاعات مربوط به واگذاري موبايل
· امکان تهيه گزارش از درخواستهاي انجام شده مربوط به بازنشستگي و بازخريدي
· امکان تهيه گزارش از وراث مربوط به کارمندان
· امکان تهيه گزارش از افراد بازنشسته و بازخريد شده
· امکان ثبت آئين نامه هاي مربوط به محاسبه حقوق و سنوات
